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septembre 2007 

TEMOIGNAGE CLIENT

Ville de Lyon :
mise en place d’un outil de gestion des temps

 

 

D'une gestion interne vers une informatisation de la gestion du personnel

La ville de Lyon et sa région s'inscrivent dans une dynamique économique en créant un espace européen attractif. La ville de Lyon est le deuxième pôle de développement et de rayonnement français après celui de la région parisienne. La commune emploie 8.000
agents, exerçant des centaines de métiers différents.
Dans le cadre de la mise en oeuvre des lois relatives à l'Aménagement et à la Réduction du Temps de Travail (ARTT), la ville de Lyon souhaitait disposer d'un outil capable de gérer le personnel et ses horaires de manière informatisée.
En effet, la Ville de Lyon dispose des différentes organisations, soit 190 services, 4 cycles hebdomadaires de travail 32h30, 35h, 37h30, 39h, avec pour chacun des modalités d'application extrêmement variées. Avec la mise en place des 35 heures, la gestion des congés et des RTT devenait de plus en plus complexe. De plus, la ville de Lyon désirait faciliter l'instauration d'une gestion décentralisée des Ressources Humaines.
Virginie Vaissaud, Responsable du projet à la Ville de Lyon, déclare "Nous avons opté pour la solution ChronoGestor de GFI Chrono Time car elle correspondait complètement à notre organisation très complexe et aux conjonctures réglementaires. La solution a généré des gains de temps considérables tout en garantissant une meilleure fiabilité des informations."

 

Objectif : une gestion automatisée du personnel et des activités 

Avec une équipe de 5 personnes, le projet a été piloté par la Délégation Générale des Ressources Humaines. Le déploiement est en cours depuis septembre 2003 et a nécessité un paramétrage adapté aux particularités de chaque service de la ville. Un plan de formation a été mis en place afin que chaque utilisateur s'approprie l'outil selon ses besoins spécifiques.

3.500 agents de la ville peuvent désormais suivre les informations les concernant (congés, plannings, décomptes) et faire leurs demandes d'absence via l'intranet mis en place par GFI.

Les 450 managers (agents de maîtrise, responsables de sites, antenne de gestion RH, etc.) ont désormais une vision globale des absences de leur équipe, des soldes de congés et de RTT, et ce, en temps réel grâce au module planning utilisé en mode Client Serveur.

Intégration de Chronogestor

Une gestion automatisée efficace
Avec un planning prévisionnel de 2 ans, le projet piloté au plan fonctionnel par l’équipe RH à nécessité plus de temps que prévu pour que les utilisateurs se familiarisent avec l’outil. Le déploiement a été plus lent, mais plus pertinent.
Ce temps supplémentaire a permis de favoriser une appropriation beaucoup plus progressive de l’outil par les gestionnaires et une approche plus individualisée, en adaptant le paramétrage aux particularités de gestion de chaque service de la ville. Un plan de formation adapté aux besoins spécifiques a été mis en place.

Le projet est suivi par une équipe de 5 personnes et piloté par la délégation Générale aux ressources humaines. Par ailleurs, une interface avec HR-Access a été mise en place pour limiter les doubles saisies, source d’erreurs et de perte de temps, tout en assurant une concordance entre les données contenues dans chaque base.

Il s’agit d’une interface quotidienne : les données d’HR-Access, type mouvement de personnel, changement de statut, naissance d’enfant, sont transmises à Chronogestor et les données concernant les absences et les HS à payer sont envoyées de chronogestor vers HR Access.

Les 90 agents de la Ville de Lyon utilisent chaque jour les deux badgeuses à leur disposition. Plus 3.500 agents suivent, via l’intranet mis en place par GFI, les informations les concernant (congés, planning,décomptes) et 450 utilisateurs du CS (agents de maîtrise, directrices, responsables de site...) consultent leurs informations via le module planning.

 

Bilan

6.700 agents sont gérés grâce à ChronoGestor, soit près de 85% de l'effectif !

En adéquation avec les lois réglementaires, ChronoGestor permet aux agents un suivi de leurs absences et une planification des équipes, ainsi qu'une gestion des absences avec plus d'équité entre les agents (plus de 70 motifs d'absences différents avec pour chacun une réglementation spécifique).

"Ce projet important dont le déploiement sera terminée fin 2008 a été un vrai challenge pour l'équipe GFI Chrono Time. Aujourd'hui, la quasi totalité des services de la Ville de Lyon s'est très bien approprié l'outil. Grâce à ChronoGestor, le suivi des dossiers agents au niveau RH est informatisé apportant de nouvelles possibilités d'analyses statistiques des données " conclut Thierry Vouillat, Directeur Général Adjoint de GFI Chrono Time.

A propos de GFI Informatique

GFI Informatique est un acteur incontournable dans le monde des services informatiques avec quatre offres stratégiques : Conseil, Intégration de systèmes, Infrastructures et Production, Solutions. Présent à tous les stades du cycle de vie des systèmes d'information, le groupe GFI Informatique s’adresse principalement aux grandes entreprises, aux administrations et aux collectivités territoriales. GFI Informatique dispose de 15 centres de compétences et de 5 centres de services. En 2006, le groupe GFI Informatique a réalisé un chiffre d'affaires de 633,1 millions d'euros et compte plus de 8000 collaborateurs. Le Groupe compte plus de 40 agences en France et 9 implantations en Europe du Sud, Europe du Nord, Maroc et Canada.